MEMBRES DES COMMISSIONS

CHARTE DES COMMISSIONS

adoptée par les représentants lors de la réunion mensuelle du 22 juin 2017

1)    Préambule:

Conformément à l’article V du contrat passé entre l’ASLP et le gestionnaire: » Le Directeur de l’ASLP devra mettre en place des commissions permanentes à définir avec les Présidents de hameaux et le Conseil de Surveillance, veiller à leur composition efficace et à leur bon fonctionnement avec le responsable de site …… »

2)    Rôle des commissions :

Les commissions ont pour rôle de faciliter les décisions de l’assemblée des représentants des lots primaires (« l’Assemblée ») en analysant au préalable les dossiers, sujets de réflexion et projets d’investissement relatifs à l’ASLP, en faisant des propositions chiffrées et mesurables, voire en présélectionnant d’éventuels prestataires si l’Assemblée leur en donne mandat, sachant que dans tous les cas la décision finale appartient à l’Assemblée.

Les commissions peuvent, le cas échéant et si l’Assemblée leur en donne mandat, lancer et piloter des consultations afférentes à leur champ d’action, dans le cadre des règles édictées par l’ASLP ([1]), en faisant appel en tant que de besoin à des membres de l’ASLP ayant compétence dans le domaine, ou à des entités externes (bureaux d’études, cabinets- conseils, etc…).

Ce rôle ne doit pas faire obstacle aux responsabilités dévolues au Directeur de l’ASLP selon le cahier des charges (chapitre III, article 18), s’agissant notamment des devis et engagements de dépenses pour la gestion courante.

3)    Liste actuelle des commissions :

–        Article 12

–        Communication

–        Eau

–        Espaces Verts

–        Sécurité-Voirie

–        HDV 2025

–        Energies renouvelables

–        Club

Cette liste peut être modifiée à l’initiative de l’Assemblée qui en décide à la majorité prévue à l’article 12 du cahier des charges mis à jour (majorité simple).

4)    Principales missions des commissions

Ces missions sont celles expressément confiées par l’Assemblée à chaque commission. L’Assemblée peut modifier à tout moment la liste de ces missions. Les commissions peuvent également s’autosaisir d’un sujet relatif à leur domaine et obtenir l’aval a posteriori de l’Assemblée.

–        Article 12 : proposer à l’Assemblée une mise à jour de l’article 12 du cahier des charges (acte des 10 septembre, 6 et 14 octobre 1975).

–        Communication : gérer le serveur web de l’ASLP et le tableau d’affichage. Assurer une communication descendante (en informant les membres de l’ASLP des principales décisions affectant le domaine, notamment via la newsletter) et montante (notamment en consultant régulièrement les membres de l’ASLP sur leur desiderata relatifs au domaine).

–        Eau : proposer une stratégie chiffrée visant à réduire les prix et la consommation, à optimiser le contrat avec la LDE et à envisager le transfert du réseau à la ville.

–        Espaces Verts : mettre en œuvre le programme chiffré d’évolution des plantations du domaine visant à réduire la consommation d’eau tout en maintenant la beauté du site, réfléchir aux moyens de mieux contrôler le travail des jardiniers, proposer une stratégie de sous-traitance.

–        Sécurité-Voirie : proposer des mesures chiffrées visant à améliorer la sécurité du domaine (rôle des gardiens, rondes, relations avec les jeunes, formation, sécurité routière, etc…).

–        HDV 2025 : réfléchir à l’évolution du domaine à l’horizon 2025 et proposer des travaux ou des investissements, le cas échéant en liaison avec la commission compétente sur le sujet

–        Energies renouvelables : étudier la possibilité d’implanter dans le domaine des sources d’énergie renouvelables (notamment le solaire)

–        Club : négocier la convention avec le Club visant à définir la nature des relations entre l’ASLP et le Club et le rôle précis de chaque partie, conformément au cahier des charges général.

Les membres des commissions doivent défendre l’intérêt général du domaine et non celui de leur hameau ou, a fortiori, leur propre intérêt.

5)    Composition des commissions :

–        Les commissions sont composées de membres de conseils syndicaux, choisis en fonction de leur intérêt et de leur compétence dans le domaine traité par la commission, ainsi que de leur disponibilité.

–        Chaque commission comporte au minimum trois et au maximum huit membres (hors le responsable de site) afin de permettre aux travaux de se dérouler de manière efficace.

–        Chaque commission peut s’adjoindre en tant que de besoin un spécialiste du domaine concerné qui viendra de manière ponctuelle et temporaire l’aider à mettre en forme un projet.

–        Un membre de l’ASLP ne peut en principe être membre que d’une seule commission. Les cumuls éventuels doivent être limités dans toute la mesure du possible afin de permettre une certaine diversité et de respecter la logique première de la compétence comme critère de choix.

–        Les Présidents de conseils syndicaux et les représentants de hameaux sont membres de droit des commissions. Le responsable de site veillera à les inclure dans les convocations (sachant que le choix de la date des réunions reste l’apanage des membres des commissions).

–        Les membres du Conseil de Surveillance assistent aux séances des commissions  mais n’interviennent pas dans le processus final de recommandation.

–        Le responsable de site est membre de droit de chaque commission et est tenu d’assister à chacune des réunions. Il rédige le compte rendu.

6)    Désignation, renouvellement et révocation des membres des commissions

–        Les membres des commissions sont proposés par les conseils syndicaux de hameaux et désignés par l’Assemblée à la majorité simple pour une durée de trois ans renouvelable.

–        Ils sont renouvelés à la majorité simple par l’Assemblée qui consulte au préalable le Responsable de site.

–        Ils peuvent être révoqués par l’Assemblée, par exemple en cas d’absences répétées et non excusées, sur la base d’une information remontant de la commission concernée ou du Responsable de site.

–        Un membre désirant démissionner d’une commission doit en informer par écrit le Responsable de site qui met à jour et fait circuler à chaque mise à jour la liste et la composition des commissions auprès des destinataires des comptes rendus.

–        L’Assemblée désigne des remplaçants pour les postes vacants, sur proposition des ASLS ou sur la suggestion des membres de la commission.

Chaque commission nomme un rapporteur à la majorité simple des membres présents.

7)    Fonctionnement des commissions

–        Les commissions se réunissent de manière régulière et en tant que de besoin, au moins une fois par trimestre, sur la base d’un ordre du jour.

–        L’ordre du jour est préparé par le Responsable de site en fonction des sujets en cours ou futurs qu’il souhaite voir traités par la commission et des thèmes suggérés par les membres de la commission concernée ou par l’Assemblée.

–        Outre la rédaction de l’ordre du jour, le Responsable de site assure l’envoi des convocations (au moins huit jours à l’avance). Il peut provoquer la réunion d’une commission s’il le juge nécessaire.

–        A l’issue de chaque réunion, le Responsable de site rédige le compte rendu, le soumet au rapporteur pour approbation puis envoie la version finale aux membres de la commission, aux Présidents, aux suppléants et au Conseil de Surveillance dans les huit jours suivant la date de la réunion.

Ce compte rendu doit comporter :

–       tous les éléments décidés durant la réunion objet du compte rendu,

–       la liste des actions à mener,

–       le nom du ou des membre(s) de la commission chargé(s) de cette action,

–       la date de mise en œuvre,

–       la date de la prochaine réunion.

Ces informations sont reprises (mises à jour le cas échéant) dans l’ordre du jour de la réunion suivante.

–         Le rapporteur est chargé de rendre compte auprès de l’AssembléeG des travaux de la commission.

A la fin de chaque année, le rapporteur adresse au responsable de site et à l’Assemblée un rapport chiffré qui permet de mettre à jour le plan triennal d’investissement annexé au budget.

[1] Rappel des règles édictées par l’ASLP en matière de dépenses :

• dépense < 1 500 € : pas de devis
• 1 500 € < dépense < 4 500 € : 1 devis
• 4 500 € < dépense < 45 000 € : 3 devis
• dépense > 45 000 € : un mini appel d’offre